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Datenschutzhinweise und Informationspflicht

Datenschutzhinweise/ Informationspflicht gemäß Artikel 13 der EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO)
Stand: Juni 2019

Wir stellen Ihnen nachfolgend Informationen zu den einzelnen Verfahren zur Verfügung, in welchen wir personenbezogene Daten verarbeiten.

Allgemeine Informationen

Zunächst erhalten Sie allgemeine Informationen dazu, wer bei uns für die Verarbeitung personenbezogener Daten verantwortlich ist und welche Rechte Sie als Betroffener haben.

Danach finden Sie Tabellen für die verschiedenen Verfahren, in denen wir personenbezogene Daten  erheben und verarbeiten. In den Tabellen steht, welche Daten wir von Ihnen verarbeiten, an wen diese Daten eventuell übermittelt werden, wie lange wir diese Daten speichern und ob wir die Daten auch noch für andere Zwecke verwenden.  Nicht alle Verfahren treffen auf Sie zu. Wenn Sie unsicher sind, in welchen Verfahren wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten, sprechen Sie uns bitte an.

Kommunikation per E-Mail
Wenn Sie uns eine E-Mail senden, werden Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage sowie für den Fall, dass Anschlussfragen entstehen, gespeichert. Wir weisen darauf hin, dass eine Kommunikation per E-Mail unverschlüsselt erfolgt, also nicht vertraulich ist. Wenn Sie uns vertrauliche Informationen übermitteln wollen, bitten wir Sie um telefonische Kontaktaufnahme, damit wir eine sichere Kommunikationsmöglichkeit vereinbaren können.

Namen und Kontaktdaten des Verantwortlichen und seines Vertreters

Studierendenwerk Mannheim
Anstalt des öffentlichen Rechts
L 7, 8
68161 Mannheim

Geschäftsführer: Ass. jur. Peter Pahle

E-Mail:
Telefon: 0621 49072-333
Telefax:  0621 49072-399


Kontaktdaten des/der Datenschutzbeauftragten

Paulette Feller
E-Mail:

Telefon: 0621 49072-333
Telefax:  0621 49072-399


Hinweis auf die Rechte des/der Betroffenen

Sie als Betroffene/r haben das Recht, von uns als Verantwortliche der Datenverarbeitung Auskunft über die verwendeten personenbezogenen Daten zu erhalten.

Sie haben ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung. Ebenso haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit. Damit ist gemeint, dass wir Ihnen auf Antrag eine Kopie der personenbezogenen Daten zur Verfügung stellen, die wir von Ihnen gespeichert haben, sofern keine andere rechtliche Vorschrift dagegenspricht.

Sie haben das Recht, eine uns erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Sie haben das Recht, bei der Aufsichtsbehörde Beschwerde einzulegen. Die zuständige Aufsichtsbehörde für das Studierendenwerk Mannheim ist:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit

Hausanschrift:
Königstrasse 10 a
70173 Stuttgart

Postanschrift:
Postfach 10 29 32
70025 Stuttgart

Tel.: 0711/615541-0
FAX: 0711/615541-15

Spezifische Informationen zu den einzelnen Verfahren

  1. 1.1 Besucher der Webseite
    1. 1.1.1 Protokollierung
    2. 1.1.2 Cookies
    3. 1.1.3 Matomo (ehemals PIWIK)
  2. 1.2 Teilnahme am Autoload-Verfahren
  3. 1.3 Beschäftigte des Studierendenwerks
  4. 1.4 Bewerber
  5. 1.5 BAföG-Antragsteller
  6. 1.6 Mieter studentischen Wohnraums
  7. 1.7 Tutoren
  8. 1.8 Anbieter von Privatzimmern
  9. 1.9 Nutzer von Sozialberatung und Beratung für ausländische Studierende
  10. 1.10 Nutzer der psychologischen Beratung
  11. 1.11 Nutzer der Kinderbetreuung
  12. 1.12 Teilnehmer an Zufriedenheitsbefragungen
  13. 1.13 Teilnehmer an Gewinnspielen
  14. 1.14 Nutzer sozialer Medien
  15. 1.15 Erstattung von Studierendenwerksbeiträgen

 

1.1 Besucher der Webseite

Für Besucher unserer Webseite gelten die nachfolgenden Angaben.

1.1.1 Protokollierung

Bei jedem Zugriff auf eine Seite des Studierendenwerks Mannheim und bei jedem Aufruf einer Datei werden zu statistischen Zwecken und zur Fehlersuche folgende Daten protokolliert und ausgewertet:

  • IP-Adresse
  • Datum und Uhrzeit
  • aufgerufene Seite / Name der abgerufenen Datei
  • übertragene Datenmenge
  • Meldung, ob der Zugriff erfolgreich war

Eine andere Verwendung oder Weitergabe an Dritte erfolgt nicht.

1.1.2 Cookies

Diese Webseite verwendet Cookies, um Präferenzen der Besucher verfolgen und die Webseiten entsprechend optimal gestalten zu können. Cookies sind kleine Dateien, die temporär auf Ihrer Festplatte abgelegt werden. Dies ermöglicht eine Erleichterung der Navigation und ein hohes Maß an Benutzerfreundlichkeit einer Website.

Cookies können auch dabei helfen, besonders beliebte Bereiche unseres Internetangebots zu identifizieren. So können wir die Inhalte unserer Internetseiten genau auf die Bedürfnisse der Besucher abstimmen und somit unser Angebot für Sie verbessern. Cookies können genutzt werden, um festzustellen, ob von Ihrem Computer bereits ein Zugriff auf unsere Seiten bestanden hat. Diese Cookies ermöglichen es, einen Computer zu identifizieren, nicht aber den Bezug zu einer bestimmten Person herzustellen.

Die Dauer der Speicherung der Cookies variiert. Eines der Cookies wird lediglich für die Dauer Ihrer Sitzung gespeichert, und zwei weitere Cookies für 30 Minuten beziehungsweise 13 Monate (Cookies für Piwik/Matomo).

Natürlich können Sie unsere Website auch ohne Cookies betrachten. Die meisten Browser akzeptieren Cookies automatisch. Sie können das Speichern von Cookies auf Ihrer Festplatte verhindern, indem Sie in Ihrer Browser-Einstellung *keine Cookies akzeptieren* wählen. Wie das im Einzelnen funktioniert, entnehmen Sie bitte der Anleitung Ihres Browser-Herstellers. In Ihrem Systemordner können Sie zudem das gesetzte Cookie jederzeit löschen. Wenn Sie keine Cookies akzeptieren, kann dies unter Umständen zu Funktionseinschränkungen dieser Webseite führen.

1.1.3 Matomo (ehemals PIWIK)

Auf dieser Webseite werden unter Einsatz der Open-Source-Software Matomo (https://matomo.org) Daten zu Marketing- und Optimierungszwecken gesammelt und gespeichert. Aus diesen Daten werden unter einem Pseudonym Nutzungsprofile erstellt. Hierzu können Cookies eingesetzt werden. Bei Cookies handelt es sich um kleine Textdateien, die lokal im Zwischenspeicher des Internetbrowsers des Seitenbesuchers gespeichert werden. Die Cookies ermöglichen die Wiedererkennung des Internetbrowsers. Die mit der Piwik-Technologie erhobenen Daten werden ohne die gesondert erteilte Zustimmung des Betroffenen nicht dazu benutzt, den Besucher dieser Webseite persönlich zu identifizieren und nicht mit personenbezogenen Daten über den Träger des Pseudonyms zusammengeführt.

Wenn Sie nicht am Tracking teilnehmen möchten, können Sie dieser Nutzung widersprechen, indem Sie entweder das Cookie des Piwik-Trackings über Ihren Internet-Browser unter Nutzereinstellungen deaktivieren oder indem Sie hier klicken.

Für unsere Partner-Webseiten (Gib Bildung ein Zuhause, Mensa Wagon) klicken Sie bitte hier.

Die nachfolgende Tabelle enthält weitere wichtige Informationen.

Kategorien der verarbeiteten Daten

Falls Ihr Browser Cookies akzeptiert: Informationen über besuchte Bereiche unserer Webseite

Statistische Auswertungen mit Matomo: Ihre zum Pseudonym gekürzte IP-Adresse

Server-Protokolle: siehe weiter oben Abschnitt "Protokollierung"

Falls Sie uns eine E-Mail schicken: alle Angaben, die Sie in Ihrer E-Mail freiwillig machen.

Zweck der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten in Form von Cookies und der pseudonymisierten IP-Adresse, um unsere Webseite stetig zu optimieren und unser Angebot besser auf die Bedürfnisse der Nutzer abzustimmen.

Die Protokollierung erfolgt zu statistischen Zwecken und zur Fehlersuche.

Ihre Angaben, die Sie uns per E-Mail schicken, verarbeiten wir ausschließlich zur Beantwortung Ihrer Anfrage.

Rechtsgrundlage

Die Rechtsgrundlage für den Einsatz von Cookies und von Matomo und für die Protokollierung der Zugriffe ist Art. 6 Abs.1 f) EU-Datenschutzgrundverordnung (zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen).

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die Sie uns mit einer Anfrage per E-Mail schicken, ist Art. 6 Abs.1 b) EU-DSGVO (Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen).

Empfänger der Daten Im Rahmen der Bereitstellung und Wartung unserer Systeme kann es zu einer Übermittlung an Auftragsverarbeiter kommen.
Übermittlung an ein Drittland oder eine internationale Organisation Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten weder an ein Drittland noch an eine internationale Organisation.
Dauer der Datenspeicherung

Die pseudonymisierten Daten, die im Rahmen von Piwik erhoben werden, werden dauerhaft gespeichert. Aus diesen Daten kann nicht auf eine konkrete Person geschlossen werden.

Cookies unserer Webseite werden 13 Monate lang auf Ihrem Gerät gespeichert.

Die Server-Protokolle werden nach 3 Monaten gelöscht.

Personenbezogene Daten, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Anfrage übermitteln, löschen wir, sobald Ihre Anfrage abschließend beantwortet ist.

Profiling/ automatisierte Einzelentscheidung Es findet kein Profiling und keine automatisierte Einzelentscheidung statt.
Nutzung der personenbezogenen Daten für andere Zwecke Wir nutzen Ihre personenbezogenen Daten nicht für andere Zwecke.

1.2 Teilnahme am Autoload-Verfahren

Für Teilnehmer am Autoload-Verfahren gelten die nachfolgenden Informationen.

Kategorien der verarbeiteten Daten Ihre Kontodaten, das SEPA-Lastschriftmandat und Abrechnungsdaten.
Zweck der Datenverarbeitung Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, damit Sie unsere Produkte unbar mit Ihrer Chipkarte bezahlen können.
Rechtsgrundlage Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs.1 b) der EU-DSGVO (Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist).
Empfänger der Daten Im Rahmen der Bereitstellung und Wartung unserer Systeme kann es zu einer Übermittlung an Auftragsverarbeiter kommen. Die SEPA-Lastschriftdaten werden an unsere und Ihre Bank übermittelt.
Übermittlung an ein Drittland oder eine internationale Organisation Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten weder an ein Drittland noch an eine internationale Organisation.
Dauer der Datenspeicherung

Buchhaltungsrelevante Daten werden gemäß den Vorschriften von § 257 HGB in Verbindung mit § 147 AO zehn Jahre lang aufbewahrt. Sonstige steuerrelevante Daten werden sechs Jahre lang aufbewahrt.

Alle sonstigen Daten löschen wir, sobald der Zweck entfällt.

Profiling/ automatisierte Einzelentscheidung

Es findet kein Profiling und keine automatisierte Einzelentscheidung statt.

Nutzung der personenbezogenen Daten für andere Zwecke Wir nutzen Ihre personenbezogenen Daten nicht für andere Zwecke.

1.3 Beschäftigte des Studierendenwerks

Wenn Sie beim Studierendenwerk beschäftigt sind, gelten die folgenden Angaben für Sie.

Kategorien der verarbeiteten Daten Namen, Adressdaten, Geburtstag, Vertragsdaten, Bankdaten, Gehaltsdaten, Sozialdaten inklusive Gesundheitsdaten, Daten über Religionszugehörigkeit, Vermerke in der Personalakte.
Zweck der Datenverarbeitung Wir verarbeiten Ihre Daten zur Verwaltung des Beschäftigtenverhältnisses.
Rechtsgrundlage Die Rechtsgrundlage ist Art. 9 Abs. 2 b) EU-DSGVO (besondere Kategorien personenbezogener Daten) und Art. 88 EU-DSGVO (Datenverarbeitung im Beschäftigungskontext) in Verbindung mit § 15 LDSG Ba-Wü (Datenverarbeitung bei Dienst- und Arbeitsverhältnissen).
Empfänger der Daten Im Rahmen der Bereitstellung und Wartung unserer Systeme kann es zu einer Übermittlung an Auftragsverarbeiter kommen. Mitarbeiterdaten werden an die folgenden externen Empfänger übermittelt: Krankenkassen, Rentenversicherungsträger, Arbeitsagentur, Finanzämter, VBL, Banken, Integrationsfachdienst des KVJS, Stadt Mannheim, Berufsgenossenschaften, Versicherungen, B·A·D Gesundheitsvorsorge und Sicherheitstechnik GmbH.
Übermittlung an ein Drittland oder eine internationale Organisation Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten weder an ein Drittland noch an eine internationale Organisation.
Dauer der Datenspeicherung

Buchhaltungsrelevante Daten werden gemäß den Vorschriften von § 257 HGB in Verbindung mit § 147 AO zehn Jahre lang aufbewahrt. Sonstige steuerrelevante Daten werden sechs Jahre lang aufbewahrt.

Lohn- und Beitragsabrechnungsunterlagen zur Sozialversicherung werden bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Kalenderjahres aufbewahrt.

An-, Ab- und Ummeldungen und Beitragsnachweise zur Krankenkasse werden bis zum Ablauf des auf die letzte Rentenversicherungsprüfung folgenden Kalenderjahres aufbewahrt.

Nachweise über die Berechnung der Umlage zur Unfallversicherung werden 5 Jahre lang aufbewahrt.

Alle sonstigen Daten löschen wir, sobald der Zweck entfällt.

Profiling/ automatisierte Einzelentscheidung Es findet kein Profiling und keine automatisierte Einzelentscheidung statt.
Nutzung der personenbezogenen Daten für andere Zwecke Wir nutzen Ihre personenbezogenen Daten nicht für andere Zwecke.

1.4 Bewerber

Wenn Sie sich beim Studierendenwerk für eine Anstellung bewerben, gelten die folgenden Angaben für Sie.

Kategorien der verarbeiteten Daten Namen, Adressdaten, Geburtstag, Angaben im Lebenslauf.
Zweck der Datenverarbeitung Wir verarbeiten Ihre Daten im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung.
Rechtsgrundlage Die Rechtsgrundlage ist Art. 88 EU-DSGVO (Datenverarbeitung im Beschäftigungskontext) in Verbindung mit § 15 LDSG Ba-Wü (Datenverarbeitung bei Dienst- und Arbeitsverhältnissen).
Empfänger der Daten Im Rahmen der Bereitstellung und Wartung unserer Systeme kann es zu einer Übermittlung an Auftragsverarbeiter kommen.
Übermittlung an ein Drittland oder eine internationale Organisation Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten weder an ein Drittland noch an eine internationale Organisation.
Dauer der Datenspeicherung Bewerberunterlagen werden nach 3 Monaten gelöscht (zur Wahrung von Fristen gemäß Allgemeinem Gleichbehandlungsgesetz).
Profiling/ automatisierte Einzelentscheidung Es findet kein Profiling und keine automatisierte Einzelentscheidung statt.
Nutzung der personenbezogenen Daten für andere Zwecke Wir nutzen Ihre personenbezogenen Daten nicht für andere Zwecke.

1.5  BAföG-Antragsteller

Wenn Sie einen BAföG-Antrag gestellt haben, gelten die nachfolgenden Informationen für Sie.

Kategorien der verarbeiteten Daten Es werden Name, Kontaktdaten, Sozialdaten, Bankdaten, Steuerdaten der Antragsteller und ggf. auch von Familienmitgliedern erhoben.
Zweck der Datenverarbeitung Wir verarbeiten Ihre Daten zur Bearbeitung von BAföG-Anträgen und zur Berechnung der Ansprüche und Rückzahlungen.
Rechtsgrundlage § 2 Abs. 2 StWG BW (Soziale Betreuung und Förderung von Studierenden) in Verbindung mit dem Bundesausbildungsförderungsgesetz (BAföG) und der Zuordnungsverordnung BAföG.
Empfänger der Daten Im Rahmen der Bereitstellung und Wartung unserer Systeme kann es zu einer Übermittlung an Auftragsverarbeiter kommen. Die Daten können an die folgenden Empfänger übermittelt werden: Landesoberkasse Baden-Württemberg, Bundesverwaltungsamt, Kreditanstalt für Wiederaufbau (KfW), Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst Baden-Württemberg, Landesamt für Ausbildungsförderung beim Regierungspräsidium Stuttgart, Bundesministerium für Bildung und Forschung, Jobcenter, Agenturen für Arbeit, Finanzämter, Deutsche Rentenversicherung, Jugendämter, Bundesamt der Justiz, Einwohner-Meldeämter.
Übermittlung an ein Drittland oder eine internationale Organisation Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten weder an ein Drittland noch an eine internationale Organisation.
Dauer der Datenspeicherung Die Daten werden nach Anweisung durch das Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst gelöscht, wenn sie zur Erfüllung der Aufgaben nicht mehr erforderlich sind, siehe § 84 Abs. 2 SGB X (Sozialgesetzbuch 10).
Profiling/ automatisierte Einzelentscheidung Es findet kein Profiling und keine automatisierte Einzelentscheidung statt.
Nutzung der personenbezogenen Daten für andere Zwecke Wir nutzen Ihre personenbezogenen Daten nicht für andere Zwecke.

1.6 Mieter studentischen Wohnraums

Wenn Sie einen Mietvertrag für studentischen Wohnraum unterschrieben haben, gelten die nachfolgenden Informationen für Sie.

Kategorien der verarbeiteten Daten Es werden Name, Kontaktdaten, Angaben im Mietvertrag und Kontodaten erhoben.
Zweck der Datenverarbeitung Wir verarbeiten Ihre Daten, um Ihnen studentischen Wohnraum zur Verfügung zu stellen.
Rechtsgrundlage § 2 Abs. 2 StWG BW (Förderung studentischen Wohnens) in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 c EU-DSGVO (zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich, der der Verantwortliche unterliegt)
Empfänger der Daten SEPA-Lastschriftdaten werden an Banken übermittelt. Daten ausländischer Studierender können an das Auslandsamt übermittelt werden.
Übermittlung an ein Drittland oder eine internationale Organisation Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten weder an ein Drittland noch an eine internationale Organisation.
Dauer der Datenspeicherung

Buchhaltungsrelevante Daten werden gemäß den Vorschriften von § 257 HGB in Verbindung mit § 147 AO zehn Jahre lang aufbewahrt. Sonstige steuerrelevante Daten werden sechs Jahre lang aufbewahrt.

Alle sonstigen Daten löschen wir, sobald der Zweck entfällt.
Profiling/ automatisierte Einzelentscheidung Es findet kein Profiling und keine automatisierte Einzelentscheidung statt.
Nutzung der personenbezogenen Daten für andere Zwecke Wir nutzen Ihre personenbezogenen Daten nicht für andere Zwecke.

1.7. Tutoren
Wenn Sie zur Tutorin oder zum Tutor gewählt wurden, gelten die nachfolgenden Informationen für Sie.

Kategorien der verarbeiteten Daten

Es werden Name, Vorname, Tutorenamt, E-Mail-Adresse, Haus- und Zimmernummer, Vertragsende, Hinweis über Untervermietung, zusätzlich Anträge, Abrechnungsdaten inklusive Kontodaten, Belege, Tätigkeitsberichte erhoben.
Zweck der Datenverarbeitung Wir verarbeiten Ihre Daten im Zusammenhang mit der Selbstverwaltung und Förderung des Zusammenlebens in den studentischen Wohnhäusern.
Rechtsgrundlage § 2 Abs. 2 StWG BW (Förderung studentischen Wohnens) in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 c EU-DSGVO (zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich, der der Verantwortliche unterliegt)
Empfänger der Daten Studierende im gleichen Wohnheim: Name, Vorname, Tutorenamt, E-Mail-Adresse und Haus- und Zimmernummer als Aushang
Übermittlung an ein Drittland oder eine internationale Organisation Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten weder an ein Drittland noch an eine internationale Organisation.
Dauer der Datenspeicherung

Buchhaltungsrelevante Daten werden gemäß den Vorschriften von § 257 HGB in Verbindung mit § 147 AO zehn Jahre lang aufbewahrt. Sonstige steuerrelevante Daten werden sechs Jahre lang aufbewahrt.

Alle sonstigen Daten löschen wir, sobald der Zweck entfällt.
Profiling/ automatisierte Einzelentscheidung Es findet kein Profiling und keine automatisierte Einzelentscheidung statt.
Nutzung der personenbezogenen Daten für andere Zwecke Wir nutzen Ihre personenbezogenen Daten nicht für andere Zwecke.

1.8 Anbieter von Privatzimmern

Wenn Sie in unserer Privatzimmerbörse ein Angebot hinterlegen, gelten für Sie die nachfolgenden Informationen.

Kategorien der verarbeiteten Daten

Es werden Name, Kontaktdaten und Angaben zum Privatzimmer erhoben.

Zweck der Datenverarbeitung Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, um Ihr Privatzimmer an unsere Studierenden vermitteln zu können.
Rechtsgrundlage Artikel 6 Abs. 1 b) EU-DSGVO ("für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist")
Empfänger der Daten Im Rahmen der Bereitstellung und Wartung unserer Systeme kann es zu einer Übermittlung an Auftragsverarbeiter kommen. Die Daten sind öffentlich auf der Webseite des Studierendenwerks verfügbar und können von Jedem eingesehen werden, der die Privatzimmerbörse aufruft.
Übermittlung an ein Drittland oder eine internationale Organisation Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten weder an ein Drittland noch an eine internationale Organisation.
Dauer der Datenspeicherung Die veröffentlichten Daten werden nach drei Monaten automatisch gelöscht.
Profiling/ automatisierte Einzelentscheidung Es findet kein Profiling und keine automatisierte Einzelentscheidung statt.
Nutzung der personenbezogenen Daten für andere Zwecke Wir nutzen Ihre personenbezogenen Daten nicht für andere Zwecke.

1.9 Nutzer von Sozialberatung und Beratung für ausländische Studierende

Wenn Sie unsere Sozialberatung oder die Beratung für ausländische Studierende in Anspruch nehmen, gelten die folgenden Informationen für Sie.

Kategorien der verarbeiteten Daten Es werden Name, Kontaktdaten, Gesundheitsdaten und Zahldaten (bei Barzahlung) erhoben.
Zweck der Datenverarbeitung Wir verarbeiten Ihre Daten zu Zwecken der psychologischen Beratung von Studierenden.
Rechtsgrundlage Artikel 6 Abs. 1 b) EU-DSGVO ("für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist"), Art. 9 Abs. 2 b) EU-DSGVO (besondere Kategorien personenbezogener Daten) und § 2 Abs. 2 StWG BW (Soziale Betreuung und Förderung von Studierenden) in Verbindung mit der Berufsordnung für Psychotherapeuten der Landespsychotherapeutenkammer Baden-Württemberg.
Empfänger der Daten

Die Daten können an die folgenden Empfänger übermittelt werden:

Strafverfolgungsbehörden und Krankenhäuser bei Fällen der Selbst- oder Fremdgefährdung und bei Ankündigung von Straftaten sowie bei Gefahr im Verzug.

Übermittlung an ein Drittland oder eine internationale Organisation

Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten weder an ein Drittland noch an eine internationale Organisation.

Dauer der Datenspeicherung

Daten werden gelöscht, wenn sie nicht mehr benötigt werden und keine Aufbewahrungspflicht mehr besteht.

Fallakten in Papierform werden 10 Jahre lang aufbewahrt gemäß Berufsordnung für Psychotherapeuten der Landespsychotherapeuten-kammer Baden-Württemberg.

Profiling/ automatisierte Einzelentscheidung Es findet kein Profiling und keine automatisierte Einzelentscheidung statt.
Nutzung der personenbezogenen Daten für andere Zwecke Wir nutzen Ihre personenbezogenen Daten nicht für andere Zwecke.

1.10 Nutzer der psychologischen Beratung

Die folgenden Angaben gelten, wenn Sie unsere psychologische Beratung nutzen.

Kategorien der verarbeiteten Daten

Es werden Name, Kontaktdaten, Gesundheitsdaten und Zahldaten (bei Barzahlung) erhoben.

Zweck der Datenverarbeitung Wir verarbeiten Ihre Daten zu Zwecken der psychologischen Beratung von Studierenden.
Rechtsgrundlage Artikel 6 Abs. 1 b) EU-DSGVO ("für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist"), Art. 9 Abs. 2 b) EU-DSGVO (besondere Kategorien personenbezogener Daten) und § 2 Abs. 2 StWG BW (Soziale Betreuung und Förderung von Studierenden) in Verbindung mit der Berufsordnung für Psychotherapeuten der Landespsychotherapeutenkammer Baden-Württemberg.
Empfänger der Daten

Die Daten können an die folgenden Empfänger übermittelt werden:

Strafverfolgungsbehörden und Krankenhäuser bei Fällen der Selbst- oder Fremdgefährdung und bei Ankündigung von Straftaten sowie bei Gefahr im Verzug.

Übermittlung an ein Drittland oder eine internationale Organisation Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten weder an ein Drittland noch an eine internationale Organisation.
Dauer der Datenspeicherung

Daten werden gelöscht, wenn sie nicht mehr benötigt werden und keine Aufbewahrungspflicht mehr besteht.

Fallakten in Papierform werden 10 Jahre lang aufbewahrt gemäß Berufsordnung für Psychotherapeuten der Landespsychotherapeuten-kammer Baden-Württemberg.

Profiling/ automatisierte Einzelentscheidung Es findet kein Profiling und keine automatisierte Einzelentscheidung statt.
Nutzung der personenbezogenen Daten für andere Zwecke Wir nutzen Ihre personenbezogenen Daten nicht für andere Zwecke.

1.11 Nutzer der Kinderbetreuung
Wenn Sie unsere Angebote zur Kinderbetreuung nutzen, gelten die folgenden Angaben für Sie.

Kategorien der verarbeiteten Daten Es werden Name, Kontaktdaten, Sozialdaten, Kontodaten und Gesundheitsdaten von Kindern und ggf. auch von Familienangehörigen erhoben.
Zweck der Datenverarbeitung Unterstützung der Studierenden und Hochschulangehörigen durch Betreuung von deren Kindern. Bei freien Plätzen: auch Einwohner/innen von Mannheim ohne Hochschulbezug.
Rechtsgrundlage Artikel 6 Abs. 1 b) EU-DSGVO ("für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist"), Art. 9 Abs. 2 b) EU-DSGVO (besondere Kategorien personenbezogener Daten) und § 2 Abs. 2 StWG BW (Soziale Betreuung und Förderung von Studierenden), Jugendhilfegesetz, Kindergartengesetz, Infektionsschutzgesetz.
Empfänger der Daten

Im Rahmen der Bereitstellung und Wartung unserer Systeme kann es zu einer Übermittlung an Auftragsverarbeiter kommen.

Die Daten können an die folgenden Empfänger übermittelt werden:

Stadt Mannheim (in Zusammenhang mit Zuschüssen), Landesjugendamt, Sozial- und Jugendämter (auf Anfrage), Universität Mannheim (nur Namen), Gesundheitsämter (Impfstatus, ansteckende Krankheiten).

Übermittlung an ein Drittland oder eine internationale Organisation Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten weder an ein Drittland noch an eine internationale Organisation.
Dauer der Datenspeicherung

Daten werden gelöscht, wenn sie nicht mehr benötigt werden und keine Aufbewahrungspflicht mehr besteht.

Buchhaltungsrelevante Daten werden gemäß den Vorschriften von § 257 HGB in Verbindung mit § 147 AO zehn Jahre lang aufbewahrt. Sonstige steuerrelevante Daten werden sechs Jahre lang aufbewahrt.

Akten in Papierform werden nach 6 Jahren vernichtet.

Profiling/ automatisierte Einzelentscheidung Es findet kein Profiling und keine automatisierte Einzelentscheidung statt.
Nutzung der personenbezogenen Daten für andere Zwecke Wir nutzen Ihre personenbezogenen Daten nicht für andere Zwecke.

1.12 Teilnehmer an Zufriedenheitsbefragungen

Zufriedenheitsbefragungen werden in Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister durchgeführt:

NETQUES
Daten & Diagnostik
Matthias Liebig
Herichhausen 87-89
D-42349 Wuppertal

Tel.: +49 (0)202.612 750 21
Fax: +49 (0)202.612 750 20

E-Mail: info[at]netques[dot]de

Das Formular zur Zufriedenheitsbefragung wird auf einem Webserver des Dienstleisters bereitgestellt. Dort erfolgt auch die Speicherung und weitere Verarbeitung der Angaben der Teilnehmer. Bitte beachten Sie daher auch die folgenden Angaben:

https://ssl.netques.de/svy/stwma/hg/SDJW12/php/site/nqs/ds.php

Die nachfolgende Tabelle enthält weitere wichtige Informationen.

Kategorien der verarbeiteten Daten Wir verarbeiten Ihre Antworten anonym, es sei denn, Sie geben am Ende der Befragung freiwillig Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse an, um von uns eine persönliches Feedback zu erhalten.
Zweck der Datenverarbeitung Erfassung der Zufriedenheit Betroffener mit verschiedenen Leistungen des Studierendenwerks, Bedarfserhebung für Leistungen. Qualitätskontrolle und Evaluation.
Rechtsgrundlage

Die Rechtsgrundlage für die Nutzung anonymer Antworten zu Zufriedenheitsbefragungen ist Art. 6 Abs.1 f) EU-Datenschutzgrundverordnung (zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen).

Nur für den Fall der freiwilligen Angabe von Namen und Email-Adresse für persönliches Feedback: Artikel 6 Abs. 1 a) EU-DSGVO (Einwilligung).

Empfänger der Daten Im Rahmen der Bereitstellung und Wartung unserer Systeme kann es zu einer Übermittlung an Auftragsverarbeiter kommen.
Übermittlung an ein Drittland oder eine internationale Organisation Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten weder an ein Drittland noch an eine internationale Organisation.
Dauer der Datenspeicherung Anonyme Antworten zu Zufriedenheitsbefragungen werden dauerhaft auf den Servern des Dienstleisters NETQUES gespeichert. Ihren Namen und E-Mail-Adresse für ein persönliches Feedback löschen wir nach 6 Monaten.
Profiling/ automatisierte Einzelentscheidung Es findet kein Profiling und keine automatisierte Einzelentscheidung statt.
Nutzung der personenbezogenen Daten für andere Zwecke Wir nutzen Ihre personenbezogenen Daten nicht für andere Zwecke.

1.13 Teilnehmer an Gewinnspielen

Für die Teilnehmer an Gewinnspielen gelten die nachfolgenden Teilnahmebedingungen und Informationen.

Teilnahmebedingungen
Nachfolgend sind die Teilnahmebedingungen für Gewinnspiele des Studierendenwerks Mannheim aufgeführt.

Dauer der Gewinnspiele
Bei Gewinnspielen mit Postkarten: Der Einsendeschluss ist auf der Postkarte angegeben. Bei Online-Gewinnspielen:  Der Einsendeschluss ist auf der Webseite des Gewinnspiels angegeben.

Teilnahme
Um am Gewinnspiel teilzunehmen, ist ein Ausfüllen und Absenden einer Postkarte, eines Online-Formulars oder eines Kommentars bei sozialen Netzwerken erforderlich.  Die Teilnahme ist nur innerhalb des angegebenen Teilnahmezeitraums möglich. Nach Teilnahmeschluss eingehende Einsendungen werden bei der Auslosung nicht berücksichtigt.

Pro Teilnehmer nimmt nur eine übermittelte Antwort am Gewinnspiel teil. Es ist strengstens untersagt, mehrere Email-Adressen zur Erhöhung der Gewinnchancen zu verwenden.

Die Teilnahme am Gewinnspiel ist kostenlos.

Teilnahmeberechtigte
Teilnahmeberechtigt sind Studierende und Kunden der Versorgungsbetriebe des Studierendenwerks Mannheim. Die Teilnahme ist nicht vom Erwerb einer Ware oder Dienstleistung abhängig.

Sollte ein Teilnehmer in seiner Geschäftsfähigkeit eingeschränkt sein, bedarf es der Einwilligung seines gesetzlichen Vertreters.

Nicht teilnahmeberechtigt am Gewinnspiel sind alle Mitarbeiter des Studierendenwerks sowie ihre Familienmitglieder. Zudem behält sich das Studierendenwerk vor, nach eigenem Ermessen Personen von der Teilnahme auszuschließen, wenn berechtigte Gründe vorliegen, beispielsweise

(a) bei Manipulationen im Zusammenhang mit Zugang zum oder Durchführung des Gewinnspiels,

(b) bei Verstößen gegen diese Teilnahmebedingungen,

(c) bei unlauterem Handeln oder

(d) bei falschen oder irreführenden Angaben im Zusammenhang mit der Teilnahme an dem Gewinnspiel.

(e) Kommentare, die gegen die Richtlinien der sozialen Netzwerke, deutsches Recht und/oder das Copyright verstoßen werden nach Kenntnisnahme ohne Ankündigung entfernt.

Gewinn, Benachrichtigung und Übermittlung des Gewinns
Die Gewinne können der jeweiligen Postkarte, Gewinnspiel-Webseite oder Veröffentlichung in den sozialen Netzwerken entnommen werden.

Die Ermittlung der Gewinner erfolgt nach Teilnahmeschluss im Rahmen einer auf dem Zufallsprinzip beruhenden Verlosung unter allen Teilnehmern. Ist das Gewinnspiel mit einer Aufgabe verknüpft, kommen ausschließlich diejenigen Teilnehmer in die Verlosung, welche die Aufgabe korrekt durchgeführt haben.

Die Gewinner der Verlosung werden zeitnah über eine gesonderte E-Mail oder mittels Nachrichtenfunktion (Soziale Netzwerke) über den Gewinn informiert.

Die Aushändigung des Gewinns erfolgt ausschließlich an den Gewinner oder an den gesetzlichen Vertreter des minderjährigen Gewinners. Ein Umtausch, eine Selbstabholung sowie eine Barauszahlung des Gewinns sind nicht möglich.

Eventuell für den Versand der Gewinne anfallende Kosten übernimmt das Studierendenwerk. Mit der Inanspruchnahme des Gewinns verbundene Zusatzkosten gehen zu Lasten des Gewinners. Für eine etwaige Versteuerung des Gewinns ist der Gewinner selbst verantwortlich.

Meldet sich der Gewinner nach zweifacher Aufforderung innerhalb einer Frist von 3 Wochen nicht, kann der Gewinn auf einen anderen Teilnehmer übertragen werden.

Vorzeitige Beendigung des Gewinnspiels
Das Studierendenwerk behält sich ausdrücklich vor, das Gewinnspiel ohne vorherige Ankündigung und ohne Mitteilung von Gründen zu beenden. Dies gilt insbesondere für jegliche Gründe, die einen planmäßigen Ablauf des Gewinnspiels stören oder verhindern würden.

Darüber hinaus gelten die folgenden Informationen für Teilnehmer an Gewinnspielen.

Kategorien der verarbeiteten Daten

Name, Vorname, E-Mail-Adresse, Antworten auf Gewinnspielfragen.

Zweck der Datenverarbeitung

Hinweis auf neue Dienstleistungen, Ticketverlosung und wecken der Awareness z.B. für Umweltschutz.

Rechtsgrundlage

Die Rechtsgrundlage für die Erhebung und Verarbeitung  personenbezogener Daten im Zusammenhang mit Gewinnspielen ist Art. 6 Abs. 1 a)  EU-Datenschutzgrundverordnung (Einwilligung des Betroffenen).

Empfänger der Daten

Die Daten werden nicht übermittelt.

Übermittlung an ein Drittland oder eine internationale Organisation

Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten weder an ein Drittland noch an eine internationale Organisation.

Dauer der Datenspeicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald die Gewinner ermittelt und benachrichtigt wurden.

Profiling/ automatisierte Einzelentscheidung

Es findet kein Profiling und keine automatisierte Einzelentscheidung statt.

Nutzung der personenbezogenen Daten für andere Zwecke

Wir nutzen Ihre personenbezogenen Daten nicht für andere Zwecke.

1.14 Nutzer sozialer Medien
Wenn Sie unsere Informationen über soziale Medien wie Facebook, Twitter und WhatsApp beziehen, gelten die nachfolgenden Informationen für Sie.

Download des Nutzungskonzept "Social Media".

 

Kategorien der verarbeiteten Daten

Falls Sie uns eine Nachricht schicken: alle Angaben, die Sie in Ihrer Nachricht freiwillig machen.

Wenn Sie einen Dienst abonnieren wie StudiPlus: Ihre Kontaktdaten, IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, Aufgerufene Funktionen, Übertragene Datenmenge, Meldung, ob der Zugriff erfolgreich war sowie die Google Cloud Messaging ID (Android) bzw. die iOS Device UUID (iOS) des Geräts.

Zweck der Datenverarbeitung Ihre Angaben verarbeiten wir ausschließlich zur Beantwortung Ihrer Anfragen und um Ihnen Informationen zur Verfügung zu stellen.
Rechtsgrundlage Wenn Sie uns eine Nachricht mit einer Anfrage schicken und einen Informationsdienst abonnieren, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten gemäß Art. 6 Abs.1 b) EU-DSGVO (Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen)

Empfänger der Daten

Im Rahmen der Bereitstellung und Wartung unserer Systeme kann es zu einer Übermittlung an Auftragsverarbeiter kommen.

Wenn Sie WhatsApp-Nutzer sind, haben Sie Ihre personenbezogenen Daten bereits selbst zu WhatsApp übermittelt.

Übermittlung an ein Drittland oder eine internationale Organisation Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten weder an ein Drittland noch an eine internationale Organisation, mit Ausnahme der WhatsApp-Dienste, die überall auf der Welt verarbeitet werden können.
Dauer der Datenspeicherung Personenbezogene Daten, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Nachricht übermitteln, löschen wir, sobald Ihre Anfrage abschließend beantwortet ist.
Profiling/ automatisierte Einzelentscheidung Es findet kein Profiling und keine automatisierte Einzelentscheidung statt.
Nutzung der personenbezogenen Daten für andere Zwecke Wir nutzen Ihre personenbezogenen Daten nicht für andere Zwecke.

1.15 Anträge auf Erstattung von Studierendenwerksbeiträgen

Wenn Sie einen Antrag auf Erstattung von Studierendenwerksbeiträgen stellen, gelten für Sie die nachfolgenden Informationen.

Kategorien der verarbeiteten Daten

Es werden Name, E-Mail, Hochschule, Matrikelnummer, Semester, Bankverbindung, eine Begründung für Antrag und Nachweisdokumente erhoben.

Zweck der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, um Ihren Antrag auf Rückerstattung von Studierendenwerksbeiträgen bearbeiten zu können.

Rechtsgrundlage

Studierendenwerksgesetz (StWG)
Beitragsordnung des Studierendenwerks Mannheim

Empfänger der Daten

Die Daten werden an die betroffenen Hochschulen zur Prüfung des Antrags und an die Bankinstitute zur Überweisung des Erstattungsbeitrags übermittelt.

Übermittlung an ein Drittland oder eine internationale Organisation

Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten weder an ein Drittland noch an eine internationale Organisation.

Dauer der Datenspeicherung

Buchhaltungsrelevante Daten werden 10 Jahre lang aufbewahrt.

Profiling/ automatisierte Einzelentscheidung

Es findet kein Profiling und keine automatisierte Einzelentscheidung statt.

Nutzung der personenbezogenen Daten für andere Zwecke

Wir nutzen Ihre personenbezogenen Daten nicht für andere Zwecke.