Hinweise zur Vertraulichkeit und zum Datenschutz bei Inanspruchnahme der Psychologischen Beratungsstelle (PBS) des Studierendenwerk Mannheim

I. Allgemeines

Um Sie möglichst gut und professionell beraten zu können, benötigen wir genauere persönliche Informationen von Ihnen. Natürlich werden dabei all Ihre Angaben und persönliche Informationen voll kommen vertraulich behandelt!

Alle Mitarbeiter*innen der PBS (auch die des Sekretariats) stehen unter Schweigepflicht und unter liegen strengsten Datenschutzbestimmungen. Es ist uns nicht gestattet, irgendjemandem von Ihrem Besuch in der PBS zu berichten, es sei denn, Sie geben uns Ihr schriftliches Einverständnis dazu.

Ohne dieses schriftliche Einverständnis werden nicht einmal Ihre engsten Angehörigen, geschweige denn Dozenten*innen Ihrer Hochschule oder Freunde und Bekannte, aber auch nicht Ihr*e Hausarzt /-ärztin bzw. ein/e andere/r Sie behandelnde/r Therapeut*in außerhalb der PBS etwas von Ihrem Er scheinen hier erfahren.

Unsere Schweigepflicht erstreckt sich sogar auf die der PBS vorgesetzte Behörde, das Studierenden werk Mannheim, und auch Forschungsinteressierte erhalten nur nach Ihrem vorherigen schriftlichen Einverständnis Zugang zu Ihren persönlichen Daten.

Seitens unseres Berufsverbandes (BDP) und der Berufsordnung unserer Psychotherapeutenkammer sind wir dazu verpflichtet, aussagefähige Dokumentationen über die mit Ihnen geführten Gespräche zu erstellen und halten dies auch zur eigenen Gedächtnisstütze und damit angemessenen Vorbereitung auf die Sitzungen mit Ihnen für unbedingt erforderlich. Auch diese Dokumentationen sind aber selbst verständlich nur mit Ihrem vorherigen Einverständnis für befugte Personen außerhalb der PBS (z.B. behandelnde Ärzt*innen) einsehbar.

Ein zusätzlicher Schutz auch gegen den zufälligen Einblick unbefugter Dritter innerhalb der PBS (z. B. Reinigungskräfte, andere Ratsuchende, Mitarbeiter anderer Einrichtungen im Hause) besteht darin, dass alle Ihre Unterlagen mit einer Codenummer verschlüsselt – das heißt ohne Ihren Namen – in Stahlschränken verwahrt werden, zu denen nur wir Zugang haben. Ihre Unterlagen sind also nur den Mitarbeiter*innen der PBS zugänglich, die – wie schon erwähnt – zur Geheimhaltung verpflichtet sind.

Manchmal kann es vorkommen, dass ein/e Berater*in die Problematik einzelner Ratsuchender in seiner/ihrer externen Supervisionsgruppe vorstellt. Eine solche Supervisionsgruppe besteht aus mehreren Therapeuten*innen verschiedener Einrichtungen, die sich in regelmäßigen Abständen treffen und in ihrer therapeutischen Arbeit gegenseitig, z.T. auch unter Inanspruchnahme eines/einer Lehrtherapeuten*in, unterstützen. Diese Art des fachlichen Austauschs trägt dazu bei, eine dauerhaft hohe Beratungsqualität zu gewährleisten. Auch dabei stehen natürlich alle Teilnehmer*innen einer solchen Gruppe ebenfalls unter Schweigepflicht und es wird lediglich Ihre Problematik thematisiert – Ihr Name und Ihre Anschrift bleiben dabei aber selbstverständlich geheim.

Nach einer uns vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist – derzeit beträgt sie 10 Jahre – werden Ihre Unterlagen von den Mitarbeitern*innen der PBS persönlich geschreddert und damit dauerhaft vernichtet. Schließlich werden auch einige Ihrer Angaben zu Dokumentationszwecken zu einer Statistik verrechnet, die aber völlig anonym ist und in der Sie als Person nicht erkennbar sind.

Da es vorkommen kann, dass ein Termin verlegt werden muss bzw. seitens der Klient*innen unentschuldigt versäumt wurde, bitten wir Sie um Ihr Einverständnis, in solchen Fällen nicht nur telefonisch, sondern auch per E-Mail mit Ihnen Kontakt aufnehmen zu dürfen.

Angaben zum Zweck der Datenverarbeitung, der Art der Daten und der jeweiligen Rechtsgrundlage finden Sie unten.

1. Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist

Studierendenwerk Mannheim
Anstalt öffentlichen Rechts
L 7, 8
68161 Mannheim
Telefon 0621 49072-333
E-Mail-Adresse: info@stw-ma.de

2. Unsere Datenschutzbeauftragte erreichen Sie unter

Studierendenwerk Mannheim
Anstalt öffentlichen Rechts
Datenschutzbeauftragte
L 7, 8
68161 Mannheim
Telefon 0621 49072-333
E-Mail-Adresse: datenschutz@advivari.de

Bei Fragen zur Verarbeitung personenbezogener Daten oder zur Ausübung der Betroffenenrechte können sich die Teilnehmenden jederzeit an die zuständige Datenschutzbeauftragte wenden.

3. Zweck der Datenverarbeitung

Der psychologische Anamnesefragebogen sowie auch Befragungen im persönlichen Gespräch oder per Online-Videoberatung dienen der systematischen Erhebung persönlicher, psychosozialer und gesundheitsbezogener Informationen. Ziel ist es, ein umfassendes Verständnis Ihrer individuellen Lebenssituation, des psychischen Befindens sowie möglicher Belastungen, Beschwerden und Ressourcen zu gewinnen.

Die erhobenen Angaben ermöglichen eine fachlich fundierte Einschätzung relevanter Einflussfaktoren auf das psychische Erleben und Verhalten und bilden die Grundlage für die Vorbereitung, Durchführung und Dokumentation psychologischer Beratung und Diagnostik. Sie dienen außerdem der Verlaufskontrolle und Qualitätssicherung. Die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich zu diesen fachlichen Zwecken.

Die Datenverarbeitung ermöglicht es insbesondere,

• relevante biografische, psychische und psychosoziale Informationen zu erfassen,
• mögliche Belastungen, Symptome oder Unterstützungsbedarfe zu identifizieren,
• die Eignung, Art und den Umfang psychologischer Maßnahmen zu beurteilen,
• den Verlauf und die Wirksamkeit psychologischer Interventionen fachlich zu begleiten und zu dokumentieren.

Eine Verarbeitung der Daten zu anderen Zwecken, insbesondere zu Werbe-, Profiling- oder kommerziellen Zwecken, findet nicht statt.

4. Art der erhobenen Daten / Speicherdauer

Zum Terminmanagement werden Ihr Name und Ihre Kontaktdaten erhoben. Diese werden gelöscht, sobald sie nicht mehr zu diesem Zweck benötigt werden.

Die zur Beratung erhobenen personenbezogenen Daten sind psychosoziale und gesundheitsbezogenen Daten. Informationen zu Ihrem Studium werden ausschließlich zu dem Zweck verarbeitet, eine fachlich fundierte psychologische Anamnese durchzuführen. Diese dient der Vorbereitung, Durchführung und Qualitätssicherung psychologischer Beratungs- und Diagnostikleistungen sowie der individuellen Einschätzung Ihrer persönlichen Situation, Beschwerden, Ressourcen und Bedürfnisse.

Soweit die Aufbewahrung der Daten in einer Papierakte erfolgt, beträgt die gesetzlich festgelegte Aufbewahrungszeit 10 Jahre ab dem Zeitpunkt, ab dem die Beratung abgeschossen worden ist. Danach wird Ihre Akte vernichtet.

5. Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt auf Basis einer freiwilligen Einwilligung gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. Vor Beginn der Befragung wird diese durch eine aktive Zustimmung (Checkbox) eingeholt. Die Teilnahme ist freiwillig und kann jederzeit abgebrochen werden.

6. Nutzung des Online-Fragebogens und der Online-Beratung (WebPRAX)

Detaillierte Informationen zum Datenschutz bei Nutzung des Online-Fragebogens und der Online-Beratung finden Sie unter II. und III. unten.

II. Nutzung des Online-Fragebogens (Amnesebogen)

Die Befragung wird über das Onlineportal NQAP des Anbieters NETQUES GmbH als Auftragsverarbeiter durchgeführt. Die Datenspeicherung und -verarbeitung erfolgt ausschließlich in ISO-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland.

Der Zugriff auf den Fragebogen erfolgt verschlüsselt. Die Befragungsdaten werden „encrypted at rest“ gespeichert. Jeder Fragebogen enthält einen Unique Identifier, der nur im Browser gespeichert wird. Er ist nicht als Cookie gespeichert, wird nicht übertragen und ist nicht von Dritten auslesbar.

Die IP-Adresse und die unten aufgelisteten Verbindungsdaten werden aus technischen Gründen zur Sicherstellung des Betriebs, zur Missbrauchserkennung (z. B. Mehrfacheinsendungen, Serverüberlastung) und zur IT-Sicherheit für eine Dauer von 7 Tagen gespeichert. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO.. Danach werden sie automatisch und unwiderruflich gelöscht.

Zusätzlich werden bei jedem Zugriff automatisiert folgende Verbindungsdaten protokolliert:

• Name der abgerufenen Webseite
• Datei, Datum und Uhrzeit des Abrufs
• Übertragene Datenmenge
• Meldung über erfolgreichen Abruf
• Browsertyp nebst Version
• Betriebssystem des Nutzenden
• Referrer URL (zuvor besuchte Seite)
• IP-Adresse (s. o.)

Es kommen keine Session-Cookies oder Tracking-Mechanismen zum Einsatz.

Zugriff auf die Daten der Fragebögen haben ausschließlich:

• die zuständigen Mitarbeitenden des Studierendenwerks Mannheim
• der Anbieter NETQUES GmbH als Auftragsverarbeiter

Die Befragung wird in pseudonymisierter Form durchgeführt. Die Antworten werden unter Verwendung eines technischen Identifikators (Unique Identifier) gespeichert, der keine direkten Rückschlüsse auf die Identität der teilnehmenden Person zulässt. Eine Zuordnung der erhobenen Angaben zu einer konkreten Person ist nur über diesen Identifikator möglich.

Der Unique Identifier wird getrennt von etwaigen Kontaktdaten außerhalb des Onlineportals NQAP verarbeitet und durch angemessene technische und organisatorische Maßnahmen geschützt.

Die Löschung des pseudonymisierten Online-Formulars im Onlineportal erfolgt nach Ablauf von 10 Jahren nach Beendigung der Beratung zusammen mit der Vernichtung der Papierakte.

III. Nutzung der Online-Videoberatung

Die Online-Videoberatung erleichtert Ihnen die Inanspruchnahme der Beratungsleistungen, da sie von jedem Ort der Welt erfolgen kann und sie nicht zu einem persönlichen Gespräch in der Beratungsstelle erscheinen müssen. Sie erfolgt aufgrund Ihrer Einwilligung gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO.

Die Videoberatung wird mit dem System WebPRAX der Healthy Projects GmbH mittels einer peer-to-peer-Verbindung durchgeführt, so dass keinerlei Daten der Videoberatung auf externen Servern gespeichert werden. Die Daten werden lediglich im Arbeitsspeicher Ihres Endgeräts und dem der Psychologischen Beratungsstelle verarbeitet. Mit Beendigung der Videokonferenz werden die Daten auf den Endgeräten automatisch gelöscht. Zusätzliche Funktionen wie das Whiteboard oder der Chat werden nicht verwendet.

Sie haben die Möglichkeit zum Zwecke der Terminvereinbarung einen Account anzulegen. Dazu werden die Zugangsdaten, die E-Mail-Adresse und der von Ihnen hinterlegte Nutzername, der ein Fantasiename sein kann, gespeichert.

Alternativ kann eine Videokonferenz ohne Account mittels eines Links aufgebaut werden, der Ihnen über ein sicheres Medium zur Verfügung gestellt wird. Die Accountdaten werden nach Beendigung der gesamten Beratung gelöscht. Termine werden automatisiert nach 90 Tagen gelöscht.

Ihre IP-Adresse wird aus technischen Gründen zur Sicherstellung des Betriebs, zur Missbrauchserkennung (z. B. Mehrfacheinsendungen, Serverüberlastung) und zur IT-Sicherheit für eine Dauer von 7 Tagen gespeichert. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Nach 7 Tagen wird sie automatisch und unwiderruflich gelöscht.

IV. Betroffenenrechte

Sie haben das Recht:

• gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;
• gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
• gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
• gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;
• gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen;
• gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen werden und
• gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich zu diesem Zweck an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder des Sitzes des Studierendenwerks Mannheim wenden.

Der Verarbeitung von Daten zur Wahrung berechtigter Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO, können Sie widersprechen, wenn sich aus Ihrer besonderen Situation Gründe ergeben, die gegen die Datenverarbeitung sprechen. Der Widerspruch ist an uns unter unserer o.g. Adresse mit dem Zusatz „Datenschutz“ oder per E-Mail an datenschutz@advivari.de zu richten.

Stand: 02.03.2026